REUNIONES EXITOSAS

REUNIONES EXITOSAS

Programar la agenda es una de las cosas más importantes al planificar una efectiva reunión. La agenda marca el carácter de la reunión y permite a los participantes saber qué esperar.

 Las agendas de reuniones además mantienen el ritmo de tu reunión y te permiten llevar a cabo lo que necesitas en la franja horaria designada. Programa una buena agenda de reuniones y síguela. Tu reunión será productiva y los participantes asistirán alegremente a tus reuniones en el futuro.

Instrucciones

1.  Establece las metas de la reunión. Identifica cualquier tema que tenga que ser resuelto o tareas que necesiten ser delegadas para llevarse a cabo por fuera de la reunión. Asegúrate de que tu reunión tenga un propósito específico o conjunto de objetivos.
2. Establece los participantes. Basándote en la lista de objetivos de la reunión, determina a las personas que tienen que estar involucradas.
   
3.  Destina cinco minutos al comienzo de la reunión para hacer una introducción y un panorama general de las metas y objetivos de la reunión.
4. Divide la reunión en temas posibles de abarcar. Esto permite a los participantes estar preparados para el contenido. Si sólo hay un objetivo para la reunión, necesitas un tema. Dale el tiempo necesario a cada item de la agenda e incluye su duración en la agenda. Esto ayudará a la reunión a mantenerse dentro de lo preestablecido.
5. Delega partes de la reunión a diferentes participantes. Un sólo orador puede tornarse aburrido. Pídele a un experto en en el tema que maneje parte de la reunión, pero asegúrate de que se mantenga dentro del tema y de que no exceda el tiempo asignado.
6. Destina 10 minutos para concluir la reunión. Haz una síntesis de lo que fue logrado y revisa todo aquello que requiera un seguimiento. Identifica al individuo o grupo responsable para tareas resultantes de la reunión.